Acheteurs voyage : 5 conseils pour intégrer l’innovation à votre politique

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Vous faîtes partie des Travel Managers ayant compris que l’innovation était la clé d’une adoption réussie de vos outils afin de mieux rationaliser vos dépenses et ne pas rompre la chaîne de sécurité de vos voyageurs. Il est alors temps de sélectionner ces innovations, les tester et les intégrer. Mais comment faire ?

1. Assurez-vous que l’innovation choisie favorise bien le respect de votre politique voyage

Votre premier devoir est de vous assurer que l’innovation sélectionnée réponde bien aux contraintes du voyage d’affaires et qu’elle s’intègre parfaitement dans l’écosystème technologique du secteur. Votre nouveau service doit a minima pouvoir s’interfacer avec votre SBT, qu’il soit KDS, Maya, Traveldoo, Amadeus Cytrik, ou Sabre Gethere par example. L’innovation sélectionnée doit être au service de l’adoption de votre SBT et ne doit pas venir perturber votre voyageur en ce sens. Le service doit être « proposé » au voyageur et non « imposé », contrairement au SBT, et doit ainsi être optionnel pour chacune de ses réservations. Enfin, le nouveau service doit valoriser votre voyageur et son statut de professionnel, doit lui offrir une expérience fluide, sans couture, sans effort ou manipulation supplémentaire.       

2. Sondez vos voyageurs et testez rapidement via un pilote

Une des meilleures stratégies que l’on puisse observer est le sondage des voyageurs afin de connaître, avant tout, l’intérêt qu’ils portent à l’innovation en question. Le pilote sur un panel de voyageurs favorables est ensuite the « way to go »  et ce, sur une période de 1 à 3 mois. Demandez à la start-up de vous aider à préparer l’email de présentation que vous enverrez à vos voyageurs (texte, tutoriel, vidéo etc.) et de vous créer le « sondage » via un outil comme SurveyMonkey par exemple, afin de récolter leur opinion. Vous n’avez pas forcément besoin que la majorité de vos voyageurs souhaitent le nouveau service; s’il est optionnel et qu’un nombre suffisant de voyageurs y trouvent un intérêt, ne vous en privez pas ! Assurez-vous que vos voyageurs puissent tester l’innovation rapidement, sans que vous ayez recours à des développements spécifiques liés à votre SBT, car il y a de grandes chances que cette intégration ne soit pas prioritaire pour votre éditeur et que la roadmap d’intégration annoncée soit trop longue. Pour rappel, l’interfaçage ou la synchronisation du service avec votre SBT doit être simple, instantanée et complètement transparente pour le voyageur. Outre une affiliation au nouveau service ou une inscription, votre voyageur ne doit pas avoir à faire quelconque manipulation spécifique lorsqu’il souhaite l’utiliser.

3. Demandez des outils pour favoriser l’adoption interne de l’innovation

Une fois le nouveau service déployé, il faut que vos voyageurs soient au courant de son existence. N’hésitez pas à demander à la start-up des outils d’adoption tels que des supports print (flyers, plaquettes), digitaux (bannière signature, emailing, tutoriel en ligne, vidéos) et pourquoi pas originaux (goodies etc.). Une bonne approche est de réunir vos voyageurs les plus fréquents et/ou les plus influents (directeurs commerciaux par example) pour une présentation et démonstration du service par la start-up en votre compagnie. Ces derniers pourront alors agir en tant que leaders d’opinion ambassadeurs du service et ainsi favoriser l’adoption auprès de leurs équipes respectives. Assurez-vous que la start-up dispose d’un système d’invitation efficace des voyageurs vous permettant d’avoir le statut d’activation du nouveau service (pending VS activated). Idéalement, des rappels automatique d’invitation doivent être envoyé régulièrement avec la possibilité pour le voyageur de cliquer sur des options du type « Non merci, je ne souhaite pas ce service » ou « Me rappeler plus tard » etc.

4. Assurez-vous que son prix soit cohérent

Passée la période Pilote, il y a peu de chance que l’innovation soit gratuite ; en effet, la technologie, la formation, le support etc. a un coût. Assurez-vous cependant que son prix soit cohérent. Il sera difficile d’accepter un prix plus élevé pour ce service que pour un service plus « core » à la politique voyage, comme une suite expense par exemple. Un coût mensuel par voyageur actif reste l’idéal. De cette manière, vous paierez seulement pour les voyageurs qui font une utilisation active du service, et non pour les autres. Un prix circa 1€HT mensuel par voyageur actif peut être acceptable. En effet, si l’on parle d’une innovation liée à la réservation d’hébergement par exemple, vous savez que le coût d’un Open-Booking est de minimum 35€ (temps de formalisation de la note de frais, sa validation par le management, sa comptabilisation, le tarif négocié bypassé etc.) ; ainsi, si votre voyageur utilise la solution toute l’année, le coût sera de 12€HT / an pour ce voyageur ; si le service le pousse à réserver davantage via le SBT ne serait-ce qu’une fois de plus, vous pourriez considérer que 35€HT ont été économisé. Ainsi, outre le confort supplémentaire apporté au voyageur, le service apparaît même comme « rentable » dans son aspect le plus primaire. Vous pouvez alors collaborer avec la start-up sur la base d’un relevé d’activité et une facturation mensuelle pour son service pour une transparence totale. Préférez aussi un engagement d’un an renouvelable pour limiter vos risques, tout en laissant suffisamment de temps à vos voyageurs pour profiter pleinement du potentiel du service. Si vous vous positionnez « pro-innovation », cet engagement sera apprécié par la start-up qui, de par sa nature même, a besoin de visibilité avec ses premiers clients ; rien ne vous empêche de lui un petit coup de pouce !

5. Assurez-vous que confidentialité et protection des données soient de mise   

Un axe essentiel de l’intégration de votre innovation est la donnée de vos voyageurs. Sa collecte et son traitement doit être clair et transparent. Il doit savoir dans quel but elle est collectée, à qui elle est transmise et dans quel but au moment de son inscription. Idéalement, vous devriez pouvoir au même titre que le voyageur lui-même et en tant que Mobility Manager, refuser dans tous les cas le transfert de certaines données de vos voyageurs à certains tiers si vous n’en voyez pas l’intérêt. En revanche, certaines données doivent être transmises pour que le service puisse exister. Par exemple, pour qu’une personnalisation de séjour puisse avoir lieu ; les préférences voyageurs doivent elles pouvoir être transmises aux hôteliers. Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) (General Data Protection Regulation, GDPR) constitue le nouveau texte de référence européen en matière de protection des données à caractère personnel. ll renforce et unifie la protection des données pour les individus au sein de l’Union européenne et ses dispositions seront directement applicables dans l’ensemble des 28 États membres de l’Union Européenne à compter du 25 mai 2018. Assurez-vous donc que le service soit conforme au RGPD ou qu’il déploie toutes les mesures nécessaires pour sa mise en conformité avant Mai 2018. Enfin, assurez-vous aussi alors que le service propose à vos voyageurs suffisamment de réglages de confidentialité, qu’ils puissent gérer le type de notifications qu’ils reçoivent, afficher ou masquer leur profil dans le cas d’un service communautaire ou collaboratif, bloquer ou signaler un membre etc.

GO !

Vous êtes prêts ! Vous êtes convaincus que l’innovation que vous avez sélectionné viendra apporter de la valeur à vos voyageurs, booster l’adoption de votre OBT, favoriser le respect de votre politique voyage et retenir vos meilleurs talents. Vous avez dûment vérifié les 5 points clés pour réussir son intégration dans votre politique voyage. A vous de jouer ! Impressionnez vos voyageurs !

hotelub

A propos de Hotelub

HOTELUB est la nouvelle option à la réservation d’hébergement pour vos voyageurs améliorant leur confort et boostant l’adoption de votre SBT pour une politique voyage mieux respectée. Le service répond aux nouvelles attentes du voyageur en lui offrant, pour chaque réservation d’hébergement, une expérience connectée, personnalisée et collaborative via 3 niveaux de mise en relation : 

  • Le niveau 1 le connecte à la réception de son hôtel afin de profiter d’une expérience personnalisée (préférences prises en compte par l’hôtelier, live tchat, notifications des services et événements disponibles)
  • Le niveau 2 le connecte à ses collègues qui séjourneront dans son hébergement ou à proximité (culture d’entreprise, networking intra-entreprise, mutualisation des déplacements)
  • Le niveau 3 le connecte à tous les professionnels qui séjourneront dans son hébergement ou à proximité (Nouvelles opportunités d’affaires, networking, solitude rompue, convivialités)
Ainsi, Hotelub permet au voyageur de profiter de l’expérience personnalisée qu’il recherche dès la réservation, en transmettant ses préférences à l’hôtelier, en accédant à une e-conciergerie corporate, et en étant notifié des services et événements disponibles pour son séjour. Hotelub lui permet aussi de vivre une expérience collaborative à l’hôtel en remplacent la solitude par du networking intra ou inter-entreprises, et en partageant un moment convivial via un verre ou un dîner entre professionnels. Chaque séjour est automatiquement synchronisé sur son application sans qu’il n’ait aucune manipulation supplémentaire à faire pour une expérience fluide et agréable.

A propos de Hotelub Events

Hotelub Events vous permet d’offrir une expérience connectée et dématérialisée à vos participants pour chacun de vos événements d’entreprises (séminaire, réunion, réception, formation, convention etc.) ! Créez votre événement en moins d’une minute et invitez vos participants ; ils accèdent alors au réseau, découvrent le profils des participants, speakers, coordinateurs, et se connectent à la réception de l’hôtel. Ils accèdent à une messagerie instantanée, à un salon de discussion, à votre programme en ligne. ils peuvent répondre à des sondages, partager des photos etc. Plus d’informations sur Hotelub Events ici 

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